一次成功的大型会展活动要办得好，办得出色，有很多的因素：主办方精心策划，承办者的到位安排，场地的选择，宣传推广等。新闻媒体对于会展的报道不能仅现于报道新闻，而是能够通过策划出新闻，出亮点，使新闻媒介真正扮演好信息传播者的角色。杭州世界休闲博览会在筹划过程中就看中了这点，联合了杭州日报、都市快报、每日商报等媒体，对博览会进行全方位策划与报道。
新闻媒体对于一个国际性大型会展的策划报道，包括会展前的各方准备工作，会展中的动态新闻，会展后的总结阶段等。如何让新闻媒体的这些策划报道从理论上成为一种共性的东西，正是本文需要重点探讨的问题。
营造氛围——会展前的新闻策划与报道
会展的前期策划安排往往需要很长的一段时间，这主要看会展的大小程度。以2006年杭州世界休闲博览会为例，会前新闻报道主要集中在以下几点：
1.报道会展动态信息，营造整个气氛。要报道一场国际性大型会展，营造氛围至关重要。在会展还没有开始时，新闻媒体及时地跟进会展筹备情况，对它的动态信息随时报道可以让人们短时间内了解此次会展的大致进展情况。通过报道一些会展主办方、承办方等的准备工作，来烘托氛围，将人们的眼球逐渐吸引到这个会展中来。
2004年12月23日的每日商报便以《这就是2006休博会》为题，提前一年多开始烘托气氛，力求将“休博会”这个崭新的字眼带入杭城人们的心中。文中，以座谈会上宋城集团董事长助理杨轶清所说的一句话，“休博会是一扇窗，是一道门，一条路”为开头，休博会执委会副主任介绍了2006年杭州世界休闲博览会准备的情况，参加座谈会的各方面专家也畅所欲言，各自对休博会提出了很多建议和意见。这个事件只是休博会开始前举行的一个座谈会，属于会展准备工作的一个常规的动态信息。媒体报道的目的是营造一个良好的舆论氛围。
2.提供有关会展的全方位服务信息，越全面越好。通过对会展动态信息的不间断的报道，人们的视线渐渐开始关注起此次会展。于是，新闻媒体及时地为人们提供关于参加会展的服务信息，如当天参加会展的交通出行线路信息、会展门票销售情况、会展的历史背景、参加会展该注意的地方等等，这些都是人们在关注一个大型会展之后非常希望得到的信息。
如果会展举办的地点是一个新的场馆，那么交通信息就显得更加重要。2006年那届杭州休博会举办地就是一个新建的休博园，而且远离市区。杭州日报在休博会开幕式前两天就推出了关于交通出行的报道。他们采用直接明了的新闻标题《休博会开幕当天出行有讲究》，详细介绍了休博会开幕当天市区开设的休博专线途径路线。文章采用的是建议式的口吻，以一个“专家”的身份让关注这个信息的人们倍感亲切。
3.预告会展的亮点所在，力在求新。任何一个有亮点的新闻都是会吸引人的，会展报道也不例外。在做足会展服务信息报道的同时，报道会展的亮点才更能够抓住那些潜在与会者。很多人原本没有关注这个会展，很多时候是因为一则亮点十足的新闻报道才吸引了他们对这个会展的关注。
浙江在线新闻网站在休博会开幕前有一篇新闻报道，是一个分会场活动的预告，而且是挑选其中的新鲜节目重点预告，在题目上用了“亮点揭密”这样充满悬疑的字眼，让人们能够顺着这几个字，充满兴趣地去探究“谜底”。
4.开设会展专版、专栏，将会展“预展”。杭州电视台生活频道播出的《休闲2006》便是一档专门为休博会特别开播的电视节目。这是一档为爱休闲、会休闲的观众量身定做的特色大餐。在30分钟时间里，主持人以俊男美女的方式组合亮相，以脱口秀的形式调侃出最快、最新的热门休闲资讯，让观众在轻松愉快的环境中第一时间掌握休闲动态。通过这样的节目，让人们渐渐了解和接受休闲杭州这个概念，在休博会到来的时候能够真正融入其中。
电视媒体开设休博专栏，平面媒体也可以通过专版的形式对会展进行会前“预展”，它的效果也许会来得更为直观。同时报纸版面设计应该具有较强的视觉性，图文并茂，增强冲击力。
大力造势——会展中的新闻策划与报道
大型会展一旦开幕，关于这个会展的各方面信息就像暴风雨一样势不可挡地涌现。此时就需要新闻媒体加强策划，充分发挥新闻策划的作用。
会展当中的新闻策划与会展前的营造氛围既有着相同之处，也有着很大不同点。可以说它们是相互联系又相互区别。会展中的新闻策划与报道是会展前的策划与报道的发展，它们是层层递进深入的关系。
营造声势，吸引更广泛的人来参与会展，媒介的策划与报道是最好的捷径。对于会展当中的新闻策划与报道须注意几点：
会展动态信息依旧不可缺少;
挖掘会展中的亮点新闻，报道力度有所区别;
既要有现象式报道，更要注重深度报道;
及时提供服务信息，《玩转休博会花费算算看》、《烟花大会交通出行看仔细》等报道在给人们传达必要信息的同时还给人们做了出行向导。
与会展前的报道不同的是，会展当中的服务信息应该更加全面与周到，它应该是涵盖更加广泛的服务范畴，除交通信息外，还可以涉及到天气信息、参与会展的花费信息等等。而且也要做到及时，随着会展的进展的程度适当地调整。
在会展期间，新闻媒体开展一些与会展有关的读者互动活动，将大大提高会展在人们心中的关注度。在2006年杭州世界休闲博览会中，就推出了大量的互动活动。杭州日报推出了“看看休博会，月月免费游”的活动;钱江晚报则有一篇互动性很强的休博会报道《七嘴八舌说休博》;浙江在线新闻网站还推出了“闭幕式抢票游戏”……这样的互动大大增强了休博会在广大读者心目中的关注度，让更多的人参与其中。
之前谈到的一些策划都是零散的，对于大型会展的新闻报道还需要整体性。在会展举行过程当中，媒体可以开设专门的版块，每天不定频率地报道会展的信息，将会展的信息进行整合，轰炸式地展现在读者面前。此阶段的新闻报道应该是整个会展报道的最高潮阶段，从时间上、空间上全方位地进行采访报道，将会展整个氛围推向高潮。
